Factura proformă nu este un document fiscal, în timp ce factura fiscală este. Prima anunță o tranzacție și poate cere o plată în avans, a doua consemnează livrarea reală și intră în contabilitate. Ghidurile de pe RevistaFirmelor te ajută să înțelegi astfel de detalii administrative.
Ce este factura proformă
Proforma este un document informativ. Seamănă cu o ofertă de preț detaliată: arată ce produse sau servicii urmează să fie livrate, în ce cantități și la ce valoare. Ea nu înregistrează o vânzare, nu se trece în contabilitatea furnizorului ca factură emisă și nu dă clientului dreptul de a deduce vreo taxă. Se folosește, de regulă, pentru a rezerva o comandă, a cere un avans sau a permite clientului să aprobe intern o cheltuială.
Ce este factura fiscală
Factura fiscală este documentul care confirmă o livrare sau o prestare reală. Ea conține datele furnizorului și ale clientului, seria și numărul, data, descrierea bunurilor ori a serviciilor, valorile și, după caz, taxa pe valoarea adăugată. Pe baza ei se fac înregistrările contabile, iar clientul o poate folosi ca document justificativ. Dacă firma este plătitoare de TVA, factura are și consecințe fiscale pentru ambele părți.
Diferențele care contează în practică
- Proforma nu produce efecte contabile, factura fiscală da.
- Proforma poate fi modificată sau anulată fără urmări fiscale, în timp ce factura fiscală se corectează după reguli stricte.
- Pe baza proformei clientul poate plăti un avans, dar documentul care atestă tranzacția rămâne factura fiscală.
- Proforma nu are valoare de document justificativ pentru deducerea cheltuielilor.
Cum le folosești corect
Trimite proforma atunci când clientul vrea să vadă condițiile înainte de a se angaja sau când trebuie să încasezi un avans. După primirea plății sau la livrare, emite factura fiscală și precizează în ea, dacă este cazul, legătura cu proforma. Păstrează ambele documente în dosarul comenzii, ca să poți reconstitui oricând istoricul tranzacției. Notează în dosar și data la care ai trimis proforma, plata primită și data livrării, pentru a avea o evidență completă și ușor de verificat de contabil.
Un exemplu simplu
Un atelier de mobilă primește o cerere pentru un set de scaune. Trimite clientului o proformă cu modelul, cantitatea și valoarea, iar clientul plătește un avans pe baza ei. Când scaunele sunt livrate, atelierul emite factura fiscală pentru livrare și ține cont de avansul încasat, după indicațiile contabilului. Proforma a clarificat condițiile, iar factura fiscală a documentat oficial tranzacția.
Ce scrii pe proformă
Menționează clar că este proformă, ca să nu fie confundată cu o factură. Adaugă termenul de valabilitate al ofertei, datele de plată și condițiile de livrare.
Greșeli de evitat
O greșeală frecventă este să tratezi proforma drept factură și să consideri tranzacția încheiată. Alta este să nu emiți factura fiscală după încasarea avansului, sub motivul că ai trimis deja proforma. Mai poți încurca lucrurile dacă folosești aceeași serie și numerotare pentru ambele documente. Păstrează-le separate și clar marcate, iar contabilul tău va avea mai puține neclarități de rezolvat.
Dacă abia începi și îți pui la punct și adresa firmei, pe RevistaFirmelor poți citi despre sediul social într-un apartament de bloc, acordul vecinilor și documentele necesare.
În concluzie
Proforma pregătește tranzacția, factura fiscală o documentează. Cere avizul contabilului pentru situațiile neobișnuite și revino la RevistaFirmelor când ai nevoie de explicații clare despre administrarea firmei.
