Una dintre îmbunătățirile semnificative din ultimii ani în relația cu autoritățile este posibilitatea de a gestiona o parte din proceduri online. Atât înființare PFA, cât și înregistrarea unui SRL pot fi inițiate și, în anumite condiții, finalizate digital. Pentru antreprenorii din afara județului în care este Registrul Comerțului competent sau pentru cei cu program aglomerat, aceasta este o facilitate importantă care reduce deplasările fizice și simplifică procesul.
Digitalizarea nu este totală — există etape și situații care necesită încă prezență fizică sau documente originale. Dar evoluția din ultimii ani a redus semnificativ numărul de vizite la ghișeu necesare pentru înregistrarea unei firme sau a unui PFA.
Ghidul de față explică ce poți face efectiv online, ce documente sunt necesare în format digital, ce rol joacă semnătura electronică și care sunt etapele care nu pot fi finalizate complet digital.
Platforma ONRC — principalul canal digital
Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) pune la dispoziție portalul online (portal.onrc.ro) prin care antreprenorii pot depune cereri de înregistrare, mențiuni și alte documente. Portalul permite atât înregistrarea noilor entități, cât și modificarea celor existente, accesibilă prin cont de utilizator creat pe platformă.
Serviciile disponibile online includ: verificarea disponibilității denumirii firmei, rezervarea denumirii, depunerea cererii de înregistrare cu documentele atașate, urmărirea stării cererii și primirea documentelor emise în format electronic.
Ce este semnătura electronică și când este necesară
Semnătura electronică calificată este echivalentul digital al semnăturii olografe, cu valoare juridică recunoscută prin lege. Pentru a depune documente în format electronic la Registrul Comerțului, actele care în mod normal sunt semnate de mână trebuie să poarte semnătura electronică a persoanei în cauză.
Semnătura electronică se obține de la furnizori autorizați (CertSign, Trans Sped, DigiSign etc.), printr-o procedură de identificare și emitere a certificatului digital. Are un cost anual și o perioadă de valabilitate de 1-3 ani, în funcție de tipul certificatului.
Dacă nu dispui de semnătură electronică și apelezi la un serviciu specializat de înregistrare, actele pot fi semnate de reprezentantul autorizat al serviciului, cu împuternicire în formă legală. Aceasta este opțiunea utilizată de ADISAF pentru clienții care nu au semnătură electronică proprie.
Pașii pentru înregistrarea online a unui SRL
La înființare firmă în format digital, fluxul general este:
- Crearea contului pe portalul ONRC
- Verificarea disponibilității denumirii firmei online, prin secțiunea dedicată
- Pregătirea documentelor în format PDF: actul constitutiv, documentele de sediu, actele de identitate scanate, dovada capitalului social
- Semnarea electronică a documentelor care o necesită
- Completarea formularului de cerere online și atașarea documentelor
- Plata taxelor online prin card bancar
- Urmărirea stării cererii prin portal
- Primirea documentelor emise în format electronic sau ridicarea fizică de la ghișeu
Pașii pentru înregistrarea online a unui PFA
Procedura pentru PFA online este similară, cu documentele specifice acestei forme juridice. Formularul de cerere diferă față de cel al SRL-ului, iar documentele de calificare sau experiență se depun tot în format digital, dacă sunt necesare.
Ce nu se poate face complet online
- Legalizarea sau apostilarea unor documente din alte state — trebuie prezentate în original
- Depunerea specimenului de semnătură al administratorului — poate necesita prezență fizică, în funcție de modalitate
- Unele avize speciale de la instituții cu proceduri proprii, ne-digitalizate
- Ridicarea fizică a documentelor, dacă nu optezi pentru primirea electronică
Avantajele unui serviciu specializat de înregistrare
Indiferent dacă procedura este online sau la ghișeu, apelul la un serviciu specializat reduce riscul erorilor și al documentelor incomplete. ADISAF verifică documentele, pregătește dosarul complet, gestionează relația cu Registrul Comerțului și urmărește soluționarea cererii. Pentru antreprenorii fără timp sau fără experiență în procedurile administrative, această abordare este mai eficientă decât gestionarea directă.
Serviciul este disponibil oriunde în România — nu este necesar să fii din București sau din județul în care este sediul firmei. Comunicarea se face online, prin telefon, email sau WhatsApp, iar documentele se transmit în format digital.
Semnătura electronică — tipuri și utilizare practică
Există mai multe tipuri de semnătură electronică: simplă, avansată și calificată. Doar semnătura electronică calificată are valoare juridică echivalentă cu semnătura olografă. Furnizorii autorizați din România includ CertSign, Trans Sped, DigiSign și alții, fiecare cu propriile proceduri de emitere și tarife.
Procesul de obținere a unui certificat digital implică identificarea solicitantului (în persoană sau prin mijloace electronice aprobate), semnarea unui contract cu furnizorul și instalarea aplicației specifice pe calculator. Certificatul are o durată de valabilitate de 1-3 ani și poate fi reînnoit.
Portalul ONRC — servicii disponibile și cum îl folosești
Pe lângă înregistrarea firmelor, portalul ONRC oferă: verificarea și rezervarea denumirilor, accesul la certificatele constatatoare ale oricărei firme, solicitarea de extrase din Registrul Comerțului și depunerea de mențiuni pentru firme existente. Multe dintre aceste servicii sunt disponibile fără semnătură electronică, exclusiv pe baza contului de utilizator.
Contul de utilizator se creează gratuit, cu adresă de email și date personale verificate. Accesul la serviciile care necesită semnătură electronică este condiționat de instalarea aplicației furnizorului de certificat digital pe calculatorul folosit.
Diferența dintre înregistrarea online și cea prin servicii specializate
Înregistrarea online directă pe portalul ONRC este posibilă, dar necesită: cont de utilizator activ, semnătură electronică calificată, cunoașterea exactă a documentelor necesare și abilitatea de a completa corect formularele. O greșeală la oricare dintre acești pași poate duce la returnarea cererii.
Serviciile specializate de înregistrare — cum este ADISAF — preiau aceste responsabilități. Clientul furnizează documentele primare (actul de identitate, datele firmei) și primește la final dosarul complet. Costul suplimentar față de înregistrarea directă este compensat prin economisire de timp și reducerea riscului de erori.
Modificările online după înregistrare
Portalul ONRC permite și depunerea mențiunilor pentru firme deja înregistrate: schimbarea sediului, adăugarea de puncte de lucru, modificarea codurilor CAEN, schimbarea administratorului. Procedura este similară cu cea de la înregistrare — formular specific, documente atașate în format digital, semnătură electronică, plata taxelor online.
ADISAF gestionează și aceste mențiuni ulterior înregistrării. Serviciul este disponibil pentru oricare dintre modificările uzuale ale firmei, indiferent de locul unde se află clientul.
Verificarea datelor firmei în platformele publice după finalizarea înregistrării este un pas recomandat. Pe lângă portalul ONRC, datele firmei apar și în bazele de date ale ANAF, în platformele de verificare a firmelor (cum ar fi listafirme.ro sau termene.ro) și în alte surse publice. Discrepanțele între surse pot crea confuzii partenerilor — o verificare post-înregistrare le identifică rapid.
Comunicarea CUI-ului și a celorlalte date de identificare ale firmei către parteneri, bănci și furnizori trebuie făcută imediat după obținerea certificatului de înregistrare. Emiterea de facturi sau contracte înainte de finalizarea înregistrării nu este posibilă legal — firma nu există juridic înainte de eliberarea certificatului.
ADISAF asigură nu doar înregistrarea firmei, ci și asistența în etapele imediat următoare: orientare privind deschiderea contului bancar, informații despre obligațiile fiscale imediate și, la cerere, conexiunea cu specialiști în contabilitate, dreptul muncii sau proprietate intelectuală. Contactează echipa la 0745.450.450 pentru orice întrebare.
Termenele de soluționare a cererilor depuse online la Registrul Comerțului sunt, de regulă, aceleași cu cele pentru cererile depuse la ghișeu. Avantajul online nu este neapărat de viteză, ci de comoditate — elimini necesarul de deplasare și poți urmări statusul cererii direct din cont.
Dacă cererea de înregistrare online este returnată cu observații, poți răspunde observațiilor tot online, în termenul legal, fără a fi necesar să te prezinți la ghișeu. Aceasta este o facilitate importantă, mai ales pentru antreprenorii din alte județe decât cel în care este înregistrată firma.
Semnătura electronică nu este necesară pentru toate serviciile ONRC disponibile online. Verificarea disponibilității denumirilor, consultarea certificatelor constatatoare și urmărirea statusului cererilor sunt disponibile fără semnătură electronică. Semnătura este necesară numai pentru depunerea cererilor de înregistrare sau mențiune.
Documentele emise de Registrul Comerțului în format electronic — certificatul de înregistrare, certificatul constatator — au valoare juridică egală cu cele emise pe hârtie. Pot fi transmise electronic partenerilor, băncilor sau autorităților, fără a fi necesară tipărirea lor.
Odată obținut certificatul de înregistrare, firma poate deschide un cont bancar. Băncile solicită, de regulă, certificatul de înregistrare, actul constitutiv, documentele de identitate ale administratorului și, în unele cazuri, o declarație privind sursa fondurilor. Procesul de deschidere a contului durează, de regulă, câteva zile lucrătoare, în funcție de bancă și de complexitatea verificărilor KYC (know your customer) efectuate.
Alegerea băncii pentru firma nouă merită o analiză atentă: comisioanele lunare de administrare, costul transferurilor, disponibilitatea aplicației mobile, calitatea serviciului pentru clienți business și accesul la produse de creditare sunt criterii relevante. Unele bănci oferă pachete speciale pentru firmele nou-înregistrate, cu comisioane reduse în primele luni.
ADISAF poate fi un partener pe termen lung, nu doar la înregistrare. Modificările ulterioare ale firmei — schimbări de sediu, de administrator, de coduri CAEN, cesiuni de participații — pot fi gestionate de aceeași echipă care a gestionat înregistrarea. Contactează echipa la 0745.450.450 sau adisaf2015@adisaf.ro pentru orice nevoie administrativă a firmei tale.
Înregistrarea online a firmei sau PFA-ului este o realitate în 2025, cu posibilități extinse de interacțiune digitală cu Registrul Comerțului. Semnătura electronică este cheia accesului la aceste servicii, iar digitalizarea procedurii reduce semnificativ numărul de deplasări fizice necesare.
ADISAF coordonează înregistrarea online sau la ghișeu, oriunde în România. Contactează echipa la 0745.450.450 sau adisaf2015@adisaf.ro pentru o evaluare a situației tale.
